Les réunions sont une partie essentielle de la productivité d’une entreprise. Malheureusement, elles peuvent aussi être très inefficaces et conduire à gaspiller beaucoup de temps.

Voici 6 conseils pour vous assurer que votre prochaine réunion soit productive !

Dressez une liste des objectifs de la réunion et partagez-les avec tous les participants à l’avance

L’une des meilleures façons de s’assurer qu’une réunion est productive et efficace est de créer une liste des objectifs de la réunion et de les partager avec tous les participants à l’avance.

Cela permettra à chacun d’arriver à la réunion prêt à discuter des sujets abordés et d’éviter toute perte de temps. De plus, le fait de partager les objectifs à l’avance permettra aux participants de soulever toute préoccupation ou question qu’ils pourraient avoir avant le début de la réunion.

Commencer et terminer à l’heure

Lorsque vous êtes ponctuel, les gens sont plus susceptibles de vous faire confiance et de vous respecter. De plus, être à l’heure montre que vous êtes fiable et qu’on peut compter sur vous pour respecter vos engagements.

Si vous êtes souvent en retard, les gens peuvent commencer à vous considérer comme désorganisé ou irresponsable. En outre, le retard peut être source de frustration et de perte de temps, tant pour vous que pour les personnes que vous rencontrez.

Bien qu’il soit parfois inévitable de prendre du retard, essayez de prendre l’habitude de commencer et de finir à l’heure.

Respecter l’ordre du jour

Respecter l’ordre du jour, c’est tenir compte de la limite de temps, que ce soit lors d’une réunion, d’une présentation ou d’un autre type d’événement.

Cela signifie également que l’on comprend que le temps est limité et que chaque personne doit recevoir sa part équitable. Le respect de l’ordre du jour permet à chacun de s’exprimer et d’être entendu. Cela montre que vous accordez de l’importance au temps des autres ainsi qu’au vôtre.

Lorsque vous respectez l’ordre du jour, vous êtes plus susceptible de rester sur la bonne voie et d’être efficace avec votre temps. Cela vous rendra plus productif et vous permettra d’obtenir de meilleurs résultats.

Encourager les discussions ouvertes et la collaboration

En encourageant les employés à partager ouvertement leurs idées, vous créez un environnement propice à la créativité et à l’innovation.

En outre, en encourageant la collaboration, vous vous assurez que tout le monde travaille ensemble vers un objectif commun. Lorsque les gens ont le sentiment de faire partie d’une équipe, ils sont plus susceptibles de s’investir dans la réussite de l’entreprise.

Enfin, n’oubliez pas que les discussions ouvertes et la collaboration exigent respect et confiance. Si les employés ont l’impression que leurs idées seront jugées ou critiquées, ils seront moins enclins à participer.

Soyez respectueux du temps de chacun

Lorsque vous respectez le temps des autres, ils sont plus susceptibles de vous rendre la pareille. Tout le monde est occupé, et personne n’aime avoir l’impression de perdre son temps.

C’est pourquoi il est important d’être prévenant envers les autres et de ne pas les faire attendre inutilement. Si vous êtes en retard à un rendez-vous, prévenez l’autre personne dès que possible afin qu’elle puisse adapter son emploi du temps en conséquence.

Et si vous devez annuler, faites-le aussi longtemps à l’avance que possible pour qu’elle puisse faire d’autres projets.

Prenez des notes et distribuez-les ensuite

Prendre des notes pendant une réunion peut être utile pour les personnes qui veulent s’assurer qu’elles saisissent tous les points clés discutés.

Il peut également être utile d’avoir un enregistrement de ce qui a été discuté au cas où il y aurait des questions ou des points de suivi plus tard.

Si vous choisissez de prendre des notes pendant une réunion, veillez à être discret afin de ne pas distraire les autres. Vous pouvez également envisager de partager vos notes avec d’autres personnes par la suite.

Cela peut être utile pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et qu’aucun détail important n’a été oublié. Lorsque vous partagez vos notes, veillez à supprimer toute observation ou opinion personnelle afin qu’elles ne soient pas interprétées comme des faits.

Comment éviter de perdre du temps en réunion?

Les réunions sont nécessaires à la bonne marche des affaires, mais elles peuvent aussi faire perdre beaucoup de temps.

Si vous assistez régulièrement à des réunions longues et improductives, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour éviter de perdre du temps.

Tout d’abord, essayez de limiter le nombre de participants à ceux qui ont absolument besoin d’être présents. Cela vous aidera à garder la réunion concentrée et sur la bonne voie.

Deuxièmement, préparez un ordre du jour et respectez-le. Cela permettra de s’assurer que tous les sujets pertinents sont abordés et que la réunion ne s’éternise pas inutilement.

Enfin, essayez de terminer la réunion à l’heure. Vous montrerez ainsi que vous accordez de l’importance au temps de chacun et que vous n’allez pas le gaspiller.

Ces 6 conseils vous aideront à rendre votre prochaine réunion plus productive. Ces principes ont été élaborés après des années d’expérience en matière de gestion et d’organisation de réunions. Appliquez-les, et vous verrez une différence significative !