Les factures fournisseurs sont des éléments indispensables pour une bonne gestion et un contrôle efficace de la comptabilité en entreprise. Elles permettent à travers un processus de validation de rendre définitif un cycle d’achat. Quelles sont les différentes étapes de ce processus de validation ?
Vérifier les mentions obligatoires
Le processus de validation des factures fournisseurs débute toujours par une vérification approfondie des mentions obligatoires qu’elle doit porter. Cette vérification peut se faire par un expert compétent ou avec un logiciel pour contrôler et gérer le suivi des factures. Que ce soit un logiciel ou une personne qui effectue la vérification, la facture fournisseur doit porter les informations suivantes :
- La date d’émission de la facture ;
- La date d’échéance ;
- Les informations relatives au vendeur ainsi que celles du client ;
- Le numéro de la facture ;
- Le montant total à payer ;
- La TVA ;
- Les informations relatives au service ou au bien fourni, de même que leurs montants détaillés ;
- La date butoir du paiement ;
- Les pénalités en cas de paiement en retard.
Toutes ces mentions doivent figurer obligatoirement sur la facture fournisseur au cours du processus de vérification. Si l’une de ces informations ne figure pas sur la facture, cette dernière est rejetée par le contrôleur. Le fournisseur devra donc produire une nouvelle facture qui répond aux normes requises.
Faire le rapprochement avec le bon de commande
En plus de la vérification des mentions obligatoires que doit porter la facture fournisseur, la deuxième étape du processus de validation de la facture fournisseur consiste à effectuer un rapprochement avec le bon de commande. Cette étape permet de s’assurer que la facture éditée est conforme au bon de commande.
Le rapprochement de la facture fournisseur avec le bon de commande nécessite une vérification détaillée sur les produits, les quantités et les montants facturés. Ils doivent correspondre à ceux mentionnés sur le bon de commande. De même, ce rapprochement tient également compte du respect des conditions de vente (délai de paiement et réductions).
À la fin de cette étape, si la facture est conforme avec les informations mentionnées dans le bon de commande, on peut y apposer la mention « bon à payer ».
Préparer le paiement
Avec la mention « bon à payer », la facture fournisseur peut passer à la troisième étape de validation. Cette étape consiste à préparer le paiement mentionné sur la facture. En effet, à la fin du processus de validation, le paiement doit se faire dans les plus brefs délais. C’est pour cette raison que cette étape est incluse dans la validation des factures fournisseurs.
Aussi, la préparation du paiement permet aussi de faire à nouveau des contrôles de dernières minutes pour s’assurer que la facture produite répond bien aux normes. Si après vérification, la facture comporte des erreurs, il est possible de la rééditer. Par contre, si elle a déjà été validée aucune modification n’est possible.
Approuver le paiement
Lorsque le montant du paiement est enfin prêt, il est possible de passer à la quatrième étape du processus de validation des factures fournisseurs. Cette étape est celle du paiement proprement dit. Le paiement peut se faire de différentes façons. Il est possible de le faire par virement bancaire, au moyen d’un service de paiement en ligne comme PayPal, par chèque ou en espèce.
Quelle que soit la méthode de paiement employée, elle doit être préalablement définie entre l’entreprise et le fournisseur. C’est le service de comptabilité de l’entreprise qui se charge d’effectuer le règlement.
Procéder à un archivage sécurisé
Une fois le paiement effectué, il faut archiver la facture fournisseur. C’est la dernière étape du processus de validation. Cette étape permet de retracer les entrées et sorties d’argent au sein de l’entreprise. Ainsi, en cas d’audit ou de contrôle fiscal, l’entreprise est en mesure de fournir des preuves sur ces transactions.
L’archivage sécurisé est un processus qui respecte des normes de conservation et toute entreprise doit connaître ses normes pour un meilleur archivage.
Pour finir, les cinq étapes utiles au processus de validation d’une facture fournisseur sont : la vérification des mentions obligatoires, le rapprochement avec le bon de commande, la préparation du paiement, le paiement proprement dit et l’archivage sécurisé. Le respect minutieux de toutes ces étapes est important pour produire une facture fournisseur légale qui répond aux normes.
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