Lorsqu’une commande est passée, il est important de s’assurer que le client sait que sa commande a été envoyée et qu’elle est en cours d’acheminement. Cette lettre de confirmation permet au client de savoir que sa commande a été reçue, qu’elle est en cours de traitement et qu’elle sera bientôt expédiée. Elle sert également de reçu pour le client, au cas où il aurait besoin de s’y référer ultérieurement.
Que doit contenir une lettre de confirmation de l’envoi d’une commande ?
Une lettre de confirmation de commande doit comprendre les informations suivantes :
- Le nom du client
- Le numéro de la commande
- La date à laquelle la commande a été passée
- La date d’expédition de la commande
- Le mode d’expédition utilisé
- Les frais d’expédition, le cas échéant
- Une description des articles de la commande, y compris la quantité et le code produit (si disponible)
- Le montant total de la commande
Quand envoyer la lettre de confirmation de l’envoi d’une commande ?
La meilleure pratique consiste à envoyer une lettre de confirmation d’expédition de la commande dès que celle-ci a été expédiée. Toutefois, s’il n’est pas possible d’envoyer la lettre immédiatement, elle doit être envoyée dans les 24 heures suivant l’expédition de la commande.
Pourquoi est-il important d’envoyer une lettre de confirmation de l’envoi d’une commande?
Une lettre de confirmation de commande est importante pour la réputation d’une entreprise car elle permet au client de savoir que sa commande a été reçue et est en cours de traitement. Elle sert également de reçu pour le client, au cas où il aurait besoin de s’y référer ultérieurement.
Il est important de toujours garder le client à l’esprit et de s’assurer qu’il est satisfait de son achat. S’il y a des problèmes avec la commande, il est préférable de les résoudre dès que possible. Ainsi, le client restera satisfait de votre entreprise et sera susceptible de revenir à l’avenir.
Sous quel format envoyer la lettre de confirmation de l’envoi d’une commande ?
La lettre de confirmation de la commande doit être envoyée en format PDF. Il est préférable d’envoyer la lettre de confirmation de la commande par courrier électronique afin que le client la reçoive rapidement.
Si vous n’êtes pas en mesure d’envoyer la lettre de confirmation de commande par courrier électronique, vous pouvez également l’envoyer par la poste. Toutefois, il est important de veiller à ce que le client la reçoive le plus rapidement possible.
Comment obtenir notre modèle de lettre de confirmation de l’envoi d’une commande ?
Veuillez remplir le formulaire ci-dessous pour recevoir une copie de notre lettre de confirmation de commande. Vous obtiendrez le modèle au format Word. N’hésitez pas à utiliser notre modèle de « Confirmation d’expédition » si vous avez besoin d’une lettre confirmant qu’une commande a été expédiée. Vous pouvez également télécharger et imprimer ce document type !
En conclusion
L’envoi d’une lettre de confirmation de commande à votre client est important car il lui permet de savoir que sa commande a été reçue et est en cours de traitement. Elle sert également de reçu pour le client, au cas où il aurait besoin de s’y référer ultérieurement. Une lettre de confirmation de commande doit comporter les informations suivantes : Le nom du client, Le numéro de la commande, La date à laquelle la commande a été passée, La date à laquelle la commande a été expédiée, La méthode d’expédition utilisée, Les frais d’expédition (le cas échéant), Une description des articles de la commande incluant la quantité et le code produit (si disponible), Le montant total de la commande.
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