Feuille de présence Assemblée générale

L’assemblée générale ordinaire d’une entreprise doit être se tenir au moins une fois par an. La présence des associés est comptabilisée via la feuille de présence.

Notre site internet propose un modèle de feuille de présence, disponible au format Word. Il peut être téléchargé gratuitement.

Nous vous proposons le modèle feuille de présence assemblée générale gratuit. Il est possible de l’utiliser tel quel ou de convertir le modèle feuille de présence en PDF.

Qu’est-ce que la feuille de présence d’Assemblée générale ?

Il existe généralement différents types d’assemblées générales. Les sociétés par actions (SARL, SA, SAS) sont tenues de tenir une assemblée générale ordinaire dans les six mois suivant la clôture de l’exercice afin d’approuver les comptes annuels ou la distribution des résultats.

Pour les occasions extraordinaires, comme les formalités de modification de l’objet social, les actionnaires ou associés peuvent se réunir lors d’ assemblées générales extraordinaires .

De la même manière, les associations doivent pouvoir tenir une assemblée générale avec des règles de convocation qui sont régies par les statuts.

Sachez que la feuille de présence d’assemblée générale extraordinaire ou ordinaire est nécessaire pour contrôler le bon déroulement de ces rassemblements. Même lorsque la réunion AG se déroule à distance, par visioconférence, le vote électronique notamment est indispensable.

Pièces jointes à la feuille de présence

Un type de document doit être relié au formulaire de présence. Il s’agit de la procuration de pouvoir que les associés ont donné à leurs représentants. Il peut s’agir d’un autre actionnaire, d’une personne appartenant à sa famille ou d’un tiers. Le mandat doit lui-même être clair et précis, notamment en ce qui concerne l’identité du mandat et de l’associé mandat, ainsi que la nature du mandat : mandat pour l’assemblée (où et quand) et le nom de la société (dénomination sociale et numéro d’immatriculation pour le RCS) et le type de décision, et avec une dernière mention qui indique « bon pour pouvoir ».

Si le document n’est pas présenté dans les délais, le mandataire ne pourra pas prendre part aux discussions ni aux votes ultérieurs.

La somme de la feuille de présence, des annexes créées par l’assemblée générale et le mandat fera partie intégrante du procès-verbal.

Feuille de présence Assemblée générale : Quelles sont les mentions obligatoires ?

En raison de sa valeur probante, la feuille de présence doit respecter un certain formalisme pour assurer sa force juridique.

Par conséquent, pour être valable, la feuille de présence doit être précise.

• Les noms des associés ou actionnaires associés présents ou représentés ;
• Le nombre d’actions détenues par l’actionnaire/associé ;
• Le nombre de voix qui sont associées à l’action.

Il est également indispensable de définir dans l’assemblée générale les pouvoirs donnés aux mandataires par les associés représentés.

Quelle est la meilleure façon d’organiser la feuille de présence ?

Lorsque les membres arrivent

À leur arrivée, les participants doivent s’inscrire en marge de la feuille de présence (signer en marge de la feuille de présence).

Les personnes ayant des procurations afin de représenter des membres de l’assemblée générale doivent les présenter avant d’effectuer une signature sur le formulaire. Les procurations doivent être ajoutées à la feuille de présence.

Pendant l’annexe

La signature de la feuille de présence par un adhérent ou le mandataire confirme sa présence (sauf mention contraire) jusqu’à la fin de la l’assemblé générale.

Il est toutefois recommandé d’ajouter une case afin de garder trace du départ anticipé ou tardif du membre adhérent ou de son mandataire. Un enregistrement systématique des présences et des départs pendant l’assemblée générale de l’association est indispensable, car il permet d’ajuster en temps réel le nombre total de membres représentés ou présents ainsi que le nombre total de voix qu’ils ont exprimées pour calculer la majorité.

Si une personne doit s’absenter de l’assemblée générale de manière anticipée, la personne en charge de la séance aussi appelé le secrétaire de séance doit s’assurer que la raison de son départ est indiquée.

Si une personne veut donner une procuration à quelqu’un qui la représentera jusqu’à l’expiration de l’assemblée générale, l’information doit être notée dans le feuille de présence qui est vérifié par le mandataire. Si ce n’est pas le cas, l’adhérent sera considéré comme présent pour voter dans tous les cas.

À la fin de l’assemblée générale.

A la fin de l’assemblée générale, le président de l’assemblée générale doit être en mesure de certifier la feuille de présence.

Il y a une zone vide sur la dernière page du document qui permet à la personne de signer le document, et ce après avoir confirmé que tous les adhérents appartenant à l’organisation (ou leur mandat partenaire) présents sont indiqués dans la feuille de présence.

Que faire avec la feuille de présence ?

Le feuille de présence doit être ajouté au procès-verbal de l’assemblée générale.

Quelles sont les spécificités de la feuille de présence assemblée générale SAS ?

L’assemblée générale est généralement initiée par la direction et s’adresse aux associés et actionnaires. La convocation contient également un ordre du jour, pour permet aux actionnaires de l’entreprise de débattre d’un nombre déterminé de questions et de voter les décisions.

La convocation d’une assemblée générale n’est pas nécessaire pour les SAS mais elle est indispensable lorsqu’il y a plusieurs associés.

Les décisions prises au cours de l’assemblée générale sont formellement consignées dans un procès-verbal de l’assemblée générale. Ce document engagera les participants de l’assemblée générale qui sont physiquement présents, ou qui ont délégué leur pouvoir (voir ici notre modèle de procuration).

Le feuille de présence sert de preuve et permet donc de savoir qui était présent à la réunion de l’assemblée générale.

L’absence de feuille de présence dans l’AG : attention à l’annulation de la délibération !

Comme il s’agit d’un outil crucial dans l’assemblée générale, les incohérences inhérentes à la feuille de présence pourraient entraîner l’annulation de l’assemblée générale.

Alors qu’elle est souvent exigée par la loi pour certaines entreprises, notamment pour les SA (R.225-20 du Code de commerce), la tenue d’un registre de présence pourrait être exigée par les statuts de l’entreprise.

Ainsi, l’absence de la feuille de présence, ou la présence d’irrégularités suffisamment importantes pour mettre en doute la crédibilité de ce document entraînera l’annulation de la délibération. Ainsi le juge sera amené à annuler la décision de l’assemblée qui n’est pas conforme aux règles régissant la feuille de présence.

De même la perte de la feuille de papier pourra être une cause de nullité, sauf si le procès-verbal permet de connaitre la structure de la réunion. L’utilisation de la feuille de présence numérique est un bon moyen de pallier à ce problème..****